Storytelling

Seitentitel (Notion Title):

Domi – der KI-Buchhalter, der Angebote, Rechnungen & Mahnungen wirklich erledigt

Domi – wie ein KI-Buchhalter aus einem chaotischen Monatsende entstand.

Ehrliche Geschichte über volle Auftragsbücher, leere Zeitkonten – und warum Mahnungen nicht am guten Willen scheitern sollten.

Wie alles begann (aka: „Monatsende trifft Realität“)

Es war einer dieser letzten Tage im Monat: Projekte fertig, Nerven blank – und die Rechnungen… irgendwo zwischen Ordnern, Mails und Notizen.

Unser Handwerkskumpel Roman schickte eine Sprachnachricht: „Jungs, Arbeit super. Aber Angebote schreiben, Rechnungen nachhalten, Mahnungen… das frisst mich.“

Wir nickten. Und bauten Domi – einen KI-Buchhalter, der zuhört, strukturiert und schlicht absendet (mit Ihrer Freigabe).

Kapitel 1: Roman, Bauvorhaben & der Papiertiger

Roman arbeitet im Bau/Handwerk. Viele Baustellen, viele Teilabschnitte, viele Absprachen. Sein Alltag vorher:

• Angebote im Kopf, Preise in Sprachnachrichten, Adressen im Mail-Thread.
• Teilrechnungen in Excel, Schlussrechnungen zu spät.
• Mahnungen? „Mache ich morgen…“ (aka: nie).

Mit Domi klang die erste Sprachnotiz so:

„Domi, Angebot für Bauvorhaben

Seidel – Wohnzimmer

Wenige Minuten später lag der Entwurf: saubere Angebots-PDF, Bauvorhaben + Rechnungsadresse sauber hinterlegt, Abschlagszahlung vorbereitet. Roman prüft, gibt frei, Domi verschickt – fertig.

Kapitel 2: Wenn offene Posten nicht mehr offen bleiben

Ab da übernahm Domi die unsichtbare Fleißarbeit:

• Täglicher Overdue-Check: Einmal am Tag Status-Update zu überfälligen Rechnungen – übersichtlich und priorisiert.
• Automatisierte Mahnungen: Tonlage passend (freundlich/ bestimmt), Fristen sauber. Nach Freigabe gehen sie raus – pünktlich.
• Datenhygiene: Bauvorhaben, Rechnungsadresse, Beträge, Fälligkeiten – alles dort, wo es hingehört.

Ergebnis? Geld kommt schneller, Rückfragen werden weniger, Roman schläft ruhiger.

Kapitel 3: Warum Domi – und nicht wieder „eine App mehr“?

Weil Rechnungen kein Kreativprojekt sind. Sie brauchen Klarheit, Tempo, Nachvollziehbarkeit:

• Verstehen: „Was genau soll raus?“ (Angebot, Rechnung, Abschlag, Mahnung).
• Übersetzen: Positionen, Adressen, Bauvorhaben, Zahlungsziele – sauber in die richtigen Felder.
• Versenden: Aus Ihrem Postfach bzw. über das Rechnungs-Tool (z. B. Lexoffice) – mit Ihrer Freigabe (Human-in-the-Loop).

Technik ohne Theater: Domi fühlt sich an wie „Sprachnachricht an einen sehr genauen Buchhalter“ – nur, dass nichts liegenbleibt.

Kapitel 4: Was Domi heute ohne Drama erledigt

• Angebote & Rechnungen: Erstellen, prüfen, verschicken; Rechnungsadresse & Bauvorhaben sauber gespeichert.
• Abschlagszahlungen: Prozent- oder Betrag-basiert, Schlussrechnung automatisch vorbereitet.
• Mahnungen: Automatisiert erstellt, nach Freigabe versendet; Verlauf dokumentiert.
• Tägliche Overdue-Updates: Ein kompakter Überblick, wer wie lange überfällig ist – inkl. nächster Aktion.
• § 13b UStG (Reverse-Charge): Wo erforderlich setzt Domi die USt. auf 0 % und ergänzt den Hinweis, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
• Format & Compliance: Saubere PDFs, auf Wunsch E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD/XRechnung) – je nach Setup.

Hinweis: Domi ersetzt keine Steuerberatung. Einstellungen (Steuersätze, § 13b, Mahnlauf) werden mit Ihnen abgestimmt.

Kapitel 5: Kleine Pannen, große Lehren

Früher hieß der Bau „EFH-Seidl“, die Rechnung „Seidel-WZ“, die Adresse „Familie S.“ – drei Namen, ein Vorgang. Domi hat’s einmal korrekt übernommen – jetzt fragt er bei Unklarheiten nach und lernt aus Ihren Freigaben.

Wichtigste Erkenntnis: Qualität entsteht im Freigabemoment. Deshalb bleibt Human-in-the-Loop Standard.

Kapitel 6: Warum wir Domi nicht mehr hergeben

Weil Geldfluss nun planbar ist. Weil Roman früher bezahlt wird. Und weil niemand mehr „eigentlich müsste ich…“ sagt.

Domi ist kein neues Tool, sondern ein zuverlässiger Buchhalter im Hintergrund: zuhören, strukturieren, vorbereiten, nachhaken – jeden Tag.

Fazit (und ein bisschen Pathos)

Wir haben Domi gebaut, damit Rechnungen nicht der Stimmung, sondern einem System folgen.

Domi macht aus Sprachnachrichten Liquidität. Aus „Morgen“ wird „Erledigt“. Aus offenen Posten wird: bezahlt.

PS: Was Domi nie vergisst

• Fristen & Fälligkeiten (inkl. täglichem Overdue-Report).
• Ihre Freigabe (ohne Sie geht nichts raus).
• Ihre Ordnung (Bauvorhaben, Rechnungsadresse, Dokumente – sauber abgelegt).

Wenn wieder nur Zeit für eine kurze Sprachnachricht ist:

„Domi, Abschlagsrechnung 30 % für Bauvorhaben Seidel, Rechnung an Familie Seidel – bitte heute raus.“

Der Rest passiert, bevor der Kaffee kalt wird.

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